Pracodawcy będą mieli następnie sześć miesięcy od dnia wejścia ustawy w życie na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu określającego zasady przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, naruszaniu zasady równego traktowania oraz naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników.
Termin przejściowy nie powinien być jednak traktowany jako uzasadnienie do odkładania prac wdrożeniowych. Podstawowe obowiązki dotyczące systematycznej prewencji, wykrywania naruszeń, reagowania, działań naprawczych i udzielania wsparcia zaczną obowiązywać już w dniu wejścia ustawy w życie. Regulamin powinien zatem stanowić formalne odzwierciedlenie funkcjonującego systemu, a nie dopiero początek jego tworzenia.
Nowelizacja wprowadza jakościową zmianę w podejściu do przeciwdziałania mobbingowi. Obowiązek pracodawcy zostaje opisany jako proces ciągły i systematyczny, obejmujący nie tylko prewencję, lecz także aktywne wykrywanie nieprawidłowości, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.
Dla organizacji oznacza to konieczność przejścia od reaktywnego modelu „przyjmowania skarg” do systemu zarządzania ryzykiem psychospołecznym i prawnym. Największe znaczenie będzie miała nie sama nazwa dokumentu, lecz jego rzeczywiste funkcjonowanie.
Nowy standard przeciwdziałania mobbingowi
Nowelizacja istotnie zmienia sposób rozumienia obowiązku przeciwdziałania mobbingowi. Pracodawca nie będzie mógł ograniczyć się do przyjęcia ogólnej polityki antymobbingowej, przeprowadzenia jednorazowego szkolenia albo powołania komisji reagującej dopiero po wpłynięciu formalnej skargi.
Obowiązek pracodawcy zostaje określony jako obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi, obejmujący w szczególności:
• działania prewencyjne;
• wykrywanie mobbingu;
• właściwe reagowanie na mobbing;
• podejmowanie działań naprawczych;
• udzielanie wsparcia osobom dotkniętym mobbingiem.
Analogiczny model działania przewidziano w odniesieniu do naruszeń zasady równego traktowania.
Praktyczną konsekwencją nowelizacji jest przesunięcie akcentu z formalnego posiadania dokumentów na możliwość wykazania, że rozwiązania rzeczywiście funkcjonują. Pracodawca powinien być w stanie udokumentować nie tylko treść regulaminu, lecz także częstotliwość szkoleń, sposób informowania pracowników, obsługę zgłoszeń, przebieg postępowań, działania naprawcze oraz cykliczną ocenę ryzyka.
Priorytetowe działania do wdrożenia przez HR.
1. Przeprowadzenie audytu zgodności.
Należy dokonać przeglądu:
• regulaminu pracy;
• polityki antymobbingowej;
• polityki równego traktowania;
• kodeksu etyki;
• procedury skargowej;
• kanałów zgłoszeń;
• regulacji dotyczących sygnalistów;
• zasad prowadzenia postępowań wyjaśniających;
• zasad ochrony danych;
• procedur dyscyplinarnych;
• umów z zewnętrznymi współpracownikami;
• materiałów onboardingowych;
• programów szkoleń.
Uzasadnienie: audyt pozwoli ustalić, które obowiązki są już realizowane, które dokumenty się dublują, a gdzie występują luki prawne lub organizacyjne.
2. Opracowanie kompleksowego regulaminu.
Regulamin powinien obejmować nie tylko mobbing, lecz również naruszanie godności i innych dóbr osobistych, nierówne traktowanie oraz dyskryminację.
Uzasadnienie: ustawa wymaga ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań we wszystkich tych obszarach, a nie wyłącznie w zakresie mobbingu.
2. Opracowanie kompleksowego regulaminu.
Regulamin powinien obejmować nie tylko mobbing, lecz również naruszanie godności i innych dóbr osobistych, nierówne traktowanie oraz dyskryminację.
Uzasadnienie: ustawa wymaga ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań we wszystkich tych obszarach, a nie wyłącznie w zakresie mobbingu.
3. Zaprojektowanie dostępnych kanałów zgłoszeń.
Rekomendowane jest zapewnienie kilku sposobów przekazywania zgłoszeń, na przykład:
• dedykowanego adresu e-mail;
• formularza elektronicznego;
• możliwości zgłoszenia ustnego;
• kontaktu z HR;
• kontaktu z rzecznikiem etyki;
• zewnętrznego kanału obsługiwanego przez niezależny podmiot.
Anonimowy kanał nie został wskazany w ustawie jako bezwzględny obowiązek. Może jednak stanowić wartościowy mechanizm wykrywania nieprawidłowości, zwłaszcza w dużych organizacjach. Procedura powinna wyjaśniać, w jakim zakresie anonimowe zgłoszenie może zostać zweryfikowane i jakie ograniczenia dowodowe może powodować.
Uzasadnienie: pracownik powinien mieć realną możliwość dokonania zgłoszenia także wtedy, gdy zarzut dotyczy bezpośredniego przełożonego, HR lub członka zarządu.
4. Określenie zasad prowadzenia postępowań.
Procedura powinna regulować:
• potwierdzenie otrzymania zgłoszenia;
• wstępną ocenę ryzyka;
• zabezpieczenie dokumentów i dowodów;
• działania ochronne;
• zasady wysłuchania stron;
• prawa osoby zgłaszającej;
• prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• zasady udziału świadków;
• wyłączenie osób pozostających w konflikcie interesów;
• standard dokumentowania;
• termin zakończenia postępowania;
• sposób komunikowania wyników;
• działania następcze.
Uzasadnienie: procedura powinna chronić osobę zgłaszającą, ale jednocześnie respektować zasadę bezstronności i prawo osoby, której dotyczy zgłoszenie, do przedstawienia stanowiska.
5. Powołanie komisji lub wyznaczenie osób odpowiedzialnych.
Ustawa nie nakazuje wprost powołania komisji antymobbingowej. Pracodawca powinien jednak zapewnić organ lub osoby zdolne do bezstronnego i profesjonalnego prowadzenia postępowań.
Może to być:
• stała komisja;
• komisja powoływana do konkretnej sprawy;
• rzecznik etyki;
• wyznaczony zespół HR–legal–compliance;
• niezależny ekspert zewnętrzny.
Uzasadnienie: sprawy dotyczące członków zarządu, dyrektorów, HR lub osób pozostających w bliskich relacjach służbowych powinny być prowadzone z udziałem niezależnego podmiotu.
6. Szkolenia dla całej organizacji.
Szkolenia powinny zostać podzielone na trzy grupy:
Pracownicy.
Zakres:
• czym jest mobbing;
• czym różni się od konfliktu i uzasadnionej krytyki;
• przykłady zachowań niepożądanych;
• zasady zgłaszania;
• ochrona przed odwetem;
• rola świadków.
Menedżerowie.
Zakres:
• właściwe wydawanie poleceń;
• konstruktywna informacja zwrotna;
• reagowanie na konflikt;
• dokumentowanie problemów z wynikami;
• rozpoznawanie sygnałów ostrzegawczych;
• obowiązek przekazywania zgłoszeń do HR;
• zakaz samodzielnego „wyciszania” sprawy;
• działania zabezpieczające.
HR, compliance i członkowie komisji.
Zakres:
• kwalifikacja prawna zachowań;
• prowadzenie rozmów;
• ocena materiału dowodowego;
• poufność i ochrona danych;
• konflikt interesów;
• działania naprawcze;
• dokumentowanie procesu;
• przygotowanie raportu.
Uzasadnienie: szkolenie całej organizacji realizuje funkcję prewencyjną, natomiast szkolenie menedżerów i osób prowadzących postępowania ogranicza ryzyko błędnej reakcji po otrzymaniu zgłoszenia.
7. Monitoring środowiska pracy.
Rekomendowane jest cykliczne monitorowanie:
• atmosfery w zespołach;
• poczucia bezpieczeństwa psychologicznego;
• zaufania do przełożonych;
• znajomości kanałów zgłoszeń;
• gotowości do zgłaszania naruszeń;
• poziomu absencji;
• rotacji;
• odejść z konkretnych zespołów;
• skarg i konfliktów;
• wyników exit interview;
• nieproporcjonalnie niskich ocen w określonych działach;
• częstych zmian organizacyjnych i kadrowych.
Uzasadnienie: obowiązek wykrywania mobbingu oznacza, że pracodawca nie powinien czekać wyłącznie na formalną skargę. Powinien analizować również sygnały pośrednie wskazujące na podwyższone ryzyko.
8. Wsparcie pracowników.
Rekomendowane formy wsparcia obejmują:
• konsultacje psychologiczne;
• program EAP;
• kontakt z psychologiem pracy;
• zmianę linii raportowania;
• czasowe rozdzielenie stron;
• możliwość pracy zdalnej albo w innym zespole;
• wsparcie informacyjne;
• monitorowanie sytuacji po zakończeniu postępowania.
EAP ani pomoc psychologiczna nie zostały wskazane jako bezwzględnie obowiązkowe instrumenty. Mogą jednak stanowić istotny element realizacji ustawowego obowiązku wsparcia osób dotkniętych mobbingiem.
9. Dokumentowanie należytej staranności.
HR powinien gromadzić:
• wersje obowiązujących regulacji;
• dokumentację uzgodnień z przedstawicielami pracowników;
• potwierdzenia zapoznania pracowników z regulaminem;
• listy uczestników szkoleń;
• programy i materiały szkoleniowe;
• raporty z ankiet;
• rejestr zgłoszeń;
• dokumentację działań zabezpieczających;
• raporty z postępowań;
• decyzje i działania naprawcze;
• informacje o monitorowaniu sytuacji;
• protokoły okresowych przeglądów systemu.
Uzasadnienie: w sporze sądowym samo twierdzenie, że pracodawca przeciwdziałał mobbingowi, może być niewystarczające. Konieczne będzie wykazanie konkretnych, systematycznych i adekwatnych działań.
Harmonogram koniecznych działań dla HR.
Jeszcze przed ogłoszeniem ustawy HR powinien powołać zespół wdrożeniowy, wskazać sponsora po stronie zarządu, przeanalizować dotychczasowe zgłoszenia i dokumenty oraz zidentyfikować obszary podwyższonego ryzyka. W ciągu pierwszych 30 dni od ogłoszenia należy przygotować projekt regulaminu, ustalić reprezentację pracowników, zaprojektować kanały zgłoszeń oraz określić role HR, compliance, działu prawnego i zarządu.
Między 31. a 60. dniem powinny odbyć się konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, wybór członków komisji, dostawcy zewnętrznego oraz przygotowanie dokumentacji postępowań. Do 90. dnia należy sfinalizować regulamin, uruchomić kanały zgłoszeń, przeszkolić HR, komisję i menedżerów, poinformować pracowników oraz przetestować procedurę.
Od dnia wejścia ustawy w życie organizacja powinna systematycznie prowadzić działania prewencyjne, rozpatrywać zgłoszenia i wdrażać działania naprawcze. Najpóźniej w ciągu sześciu miesięcy należy zakończyć wymagane uzgodnienia, a następnie co kwartał analizować zgłoszenia, absencję, rotację, konflikty i sygnały ryzyka. Co najmniej raz w roku warto przeprowadzać badanie klimatu organizacyjnego, aktualizować szkolenia i oceniać skuteczność procedur, a po każdym postępowaniu analizować przyczyny problemu oraz ryzyko odwetu.
Rekomendowany podział odpowiedzialności.
Zarząd.
• Zatwierdza model przeciwdziałania mobbingowi.
• Zapewnia zasoby finansowe i osobowe.
• Otrzymuje okresowe raporty.
• Odpowiada za kulturę organizacyjną i standardy zarządzania.
HR.
• Przygotowuje wewnętrzne procedury antymobbingowe.
• Koordynuje wdrożenie.
• Prowadzi działania edukacyjne.
• Obsługuje kanały zgłoszeń.
• Koordynuje działania ochronne i naprawcze.
• Monitoruje ryzyka organizacyjne.
Dział prawny lub compliance.
• Weryfikuje i zapewnia zgodność postępowań z prawem.
• Wspiera ocenę dowodów.
• Kontroluje konflikty interesów.
• Wspiera przygotowanie decyzji i raportów.
Menedżerowie.
• Reagują na sygnały.
• Niezwłocznie przekazują zgłoszenia.
• Nie prowadzą nieformalnych postępowań na własną rękę.
• Dbają o właściwą komunikację.
• Realizują działania naprawcze w zespołach.
Komisja lub niezależny prowadzący postępowanie.
• Ustala fakty.
• Wysłuchuje strony i świadków.
• Analizuje dokumenty.
• Ocenia zachowania zgodnie z regulaminem.
• Przygotowuje ustalenia i rekomendacje.
Podsumowanie.
Nowelizacja wprowadza jakościową zmianę w podejściu do przeciwdziałania mobbingowi. Obowiązek pracodawcy zostaje opisany jako proces ciągły i systematyczny, obejmujący nie tylko prewencję, lecz także aktywne wykrywanie nieprawidłowości, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.
Dla organizacji oznacza to konieczność przejścia od reaktywnego modelu „przyjmowania skarg” do systemu zarządzania ryzykiem psychospołecznym i prawnym. Największe znaczenie będzie miała nie sama nazwa dokumentu, lecz jego rzeczywiste funkcjonowanie.
Polityka „zero tolerancji” powinna oznaczać brak przyzwolenia na zachowania naruszające godność, a nie automatyczne uznawanie każdej osoby wskazanej w zgłoszeniu za sprawcę. Skuteczny system musi jednocześnie chronić osoby zgłaszające i zapewniać rzetelne, poufne oraz bezstronne wyjaśnienie sprawy.
Dobrze przygotowany system antymobbingowy ogranicza ryzyko odpowiedzialności finansowej i sporów sądowych, ale jego znaczenie jest szersze. Wspiera retencję pracowników, ogranicza absencję i rotację, poprawia jakość zarządzania, wzmacnia zaufanie do HR oraz buduje kulturę organizacyjną opartą na szacunku, odpowiedzialności i bezpieczeństwie.