Kompleksowa procedura antymobbingowa zgodna z nowymi przepisami.
Celem dokumentu jest zapewnienie zgodności z obowiązującymi i projektowanymi wymaganiami prawa pracy, ograniczenie ryzyka błędów organizacyjnych, procesowych i dowodowych oraz umożliwienie pracodawcy wykazania, że podejmował rzeczywiste, systematyczne, adekwatne i należycie udokumentowane działania prewencyjne.
Procedura antymobbingowa jasno określa role i odpowiedzialność pracodawcy, kadry zarządzającej, działu HR, członków komisji antymobbingowej, pracowników oraz świadków. Zawiera również szczegółowe zasady dokumentowania podejmowanych czynności, terminy realizacji poszczególnych etapów, mechanizmy zapewniające bezstronność i poufność, a także wzory formularzy, protokołów, oświadczeń i raportów niezbędnych do prawidłowego prowadzenia postępowań.
Procedura obejmie również zasady przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników, nierównemu traktowaniu, dyskryminacji, molestowaniu oraz działaniom odwetowym. Jest to istotne, ponieważ nie każde niewłaściwe zachowanie spełnia definicję mobbingu, ale nadal może stanowić poważne naruszenie prawa pracy i wymagać reakcji pracodawcy.
1. Postanowienia ogólne i cele procedury.
Pierwsza część dokumentu określi:
• podstawę prawną przyjęcia procedury;
• jej cele prewencyjne, ochronne i organizacyjne;
• zakres obowiązywania;
• relację procedury do regulaminu pracy, kodeksu etyki, procedury zgłoszeń wewnętrznych i innych regulacji;
• obowiązek zapoznania pracowników z dokumentem;
• odpowiedzialność poszczególnych jednostek organizacyjnych za jego realizację.
Procedura jednoznacznie wskaże, że pracodawca nie toleruje zachowań naruszających godność, bezpieczeństwo i dobra osobiste pracowników, ale jednocześnie zapewnia rzetelne, bezstronne i poufne rozpatrywanie każdego zgłoszenia.
Zasada „zero tolerancji” nie będzie oznaczała automatycznego uznania osoby wskazanej w zgłoszeniu za sprawcę. Będzie oznaczała obowiązek poważnego potraktowania każdego sygnału, przeprowadzenia odpowiednich czynności wyjaśniających oraz podjęcia proporcjonalnych działań.
2. Zakres podmiotowy procedury.
Dokument wskaże, kogo obejmują przyjęte standardy zachowania i mechanizmy ochronne.
Procedura będzie mogła obejmować:
• pracowników niezależnie od rodzaju umowy, stanowiska i wymiaru czasu pracy;
• członków kadry kierowniczej;
• członków zarządu;
• pracowników tymczasowych;
• osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych;
• współpracowników B2B;
• praktykantów i stażystów;
• osoby wykonujące zadania na terenie organizacji;
• przedstawicieli podwykonawców i dostawców;
• kandydatów do pracy – w zakresie odpowiednich standardów równego traktowania.
Tak szeroki zakres ogranicza ryzyko powstania luki proceduralnej w sytuacji, gdy zachowanie pochodzi od osoby niebędącej formalnie pracownikiem.
Nowa definicja obejmuje zachowania pochodzące między innymi od pracodawcy, przełożonego, współpracownika, podwładnego, innego pracownika oraz osoby wykonującej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – zarówno od jednej osoby, jak i od grupy osób.
3. Słownik pojęć prawnych i organizacyjnych.
Procedura będzie zawierała jednoznaczne definicje podstawowych pojęć, w szczególności:
• mobbingu;
• uporczywego nękania;
• dyskryminacji bezpośredniej i pośredniej;
• molestowania;
• nierównego traktowania;
• naruszenia godności i innych dóbr osobistych;
• zachowań odwetowych;
• konfliktu pracowniczego;
• uzasadnionej krytyki;
• informacji zwrotnej;
• zgłoszenia;
• osoby zgłaszającej;
• osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• osoby udzielającej wsparcia;
• świadka;
• komisji antymobbingowej;
• działań zabezpieczających;
• działań naprawczych.
Słownik pomoże ograniczyć jeden z najczęstszych błędów organizacyjnych – automatyczne kwalifikowanie każdego konfliktu, krytyki albo nieprzyjemnej sytuacji jako mobbingu albo, przeciwnie, odrzucanie poważnego zgłoszenia tylko dlatego, że nie spełnia ono wszystkich przesłanek mobbingu.
4. Nowa definicja mobbingu i przykłady zachowań.
Dokument będzie zawierał definicję mobbingu odpowiadającą nowym przepisom, zgodnie z którą mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika. Uporczywość może wynikać z tego, że zachowanie jest powtarzalne, nawracające albo stałe.
Procedura wyjaśni, że mobbingiem nie są zachowania incydentalne, nawet jeżeli naruszają dobra osobiste pracownika. Takie zachowania nie będą jednak pozostawiane bez reakcji – zostaną poddane ocenie jako potencjalne naruszenie godności, zasad współżycia społecznego, obowiązków pracowniczych, zasady równego traktowania lub standardów organizacji.
W dokumencie zostaną opisane przykładowe przejawy mobbingu:
• upokarzanie i uwłaczanie;
• zastraszanie;
• poniżanie i ośmieszanie;
• nieuzasadniona, uporczywa krytyka;
• zaniżanie oceny przydatności zawodowej;
• celowe utrudnianie wykonywania zadań;
• przekazywanie zadań niemożliwych do wykonania;
• ciągłe zmienianie wymagań bez uzasadnienia;
• odbieranie obowiązków w celu zdeprecjonowania pracownika;
• ograniczanie dostępu do informacji;
• utrudnianie komunikacji ze współpracownikami;
• izolowanie pracownika;
• wykluczanie ze spotkań i procesów decyzyjnych;
• blokowanie możliwości wykorzystywania kwalifikacji;
• podważanie kompetencji bez podstaw;
• rozpowszechnianie informacji godzących w reputację;
• zachęcanie innych osób do izolowania lub atakowania pracownika;
• nękanie za pośrednictwem poczty elektronicznej, komunikatorów lub innych narzędzi cyfrowych.
Katalog będzie miał charakter przykładowy, ponieważ mobbing może przyjmować formy fizyczne, werbalne i pozawerbalne, a jego ocena zawsze wymaga uwzględnienia okoliczności konkretnej sprawy.
5. Odróżnienie mobbingu od uzasadnionego zarządzania.
Procedura będzie chroniła nie tylko pracowników, lecz również pracodawcę i menedżerów przed nieprawidłowym utożsamianiem każdej krytyki lub decyzji kierowniczej z mobbingiem.
Dokument wyraźnie wskaże, że mobbingiem co do zasady nie jest:
• zgodne z prawem wydawanie poleceń;
• ustalanie celów i terminów;
• kontrolowanie jakości pracy;
• rozliczanie z wykonania obowiązków;
• konstruktywna krytyka;
• przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej;
• przeprowadzenie oceny pracowniczej;
• reagowanie na błędy;
• stosowanie kar porządkowych zgodnie z prawem;
• odmowa awansu oparta na obiektywnych przesłankach;
• zgodna z prawem reorganizacja;
• zmiana zakresu obowiązków uzasadniona potrzebami organizacji.
Warunkiem będzie jednak to, aby działania były obiektywnie uzasadnione, proporcjonalne i wyrażone we właściwej formie. Rozliczanie pracownika nie może przyjmować postaci publicznego poniżania, szyderstwa, groźby, obrażania ani systematycznego podważania jego wartości.
Nowe przepisy wyraźnie wyłączają z pojęcia mobbingu uzasadnione i wyrażone we właściwej formie zachowania wobec pracownika, w szczególności rozliczanie z powierzonej pracy i jej krytykę.
6. Zasady odpowiedzialności pracodawcy, menedżerów i pracowników.
Procedura szczegółowo opisze obowiązki:
Pracodawcy i zarządu.
Pracodawca będzie odpowiedzialny za stworzenie i utrzymywanie skutecznego systemu prewencji, zapewnienie środków organizacyjnych, wyznaczenie osób odpowiedzialnych oraz nadzorowanie realizacji procedury.
Działu HR.
HR będzie odpowiadał między innymi za:
• koordynowanie działań prewencyjnych;
• prowadzenie rejestru zgłoszeń;
• organizowanie szkoleń;
• przyjmowanie zgłoszeń;
• dokonywanie wstępnej oceny ryzyka;
• koordynowanie prac komisji;
• monitorowanie działań naprawczych;
• raportowanie ryzyka zarządowi.
Kadry kierowniczej.
Menedżerowie zostaną zobowiązani do:
• reagowania na sygnały niepożądanych zachowań;
• przekazywania zgłoszeń do właściwej jednostki;
• powstrzymania się od samodzielnego „wyciszania” spraw;
• ochrony pracowników przed odwetem;
• współpracy w postępowaniu;
• realizacji zaleceń naprawczych.
Pracowników.
Pracownicy będą zobowiązani do:
• przestrzegania standardów zachowania;
• powstrzymywania się od mobbingu i innych naruszeń;
• współpracy w postępowaniach;
• zachowania poufności;
• niepodejmowania działań odwetowych;
• niezwłocznego informowania o poważnych zagrożeniach.
7. System działań prewencyjnych.
Procedura określi nie tylko obowiązek prowadzenia działań prewencyjnych, lecz także ich minimalny zakres i częstotliwość.
System prewencyjny może obejmować:
• szkolenie wszystkich pracowników;
• rozszerzone szkolenia dla menedżerów;
• szkolenia dla HR i członków komisji;
• przekazanie procedury podczas onboardingu;
• cykliczne przypomnienia o kanałach zgłoszeń;
• okresowe badania atmosfery i bezpieczeństwa psychologicznego;
• analizę ryzyka w zespołach;
• monitoring rotacji, absencji i skarg;
• analizę informacji z exit interview;
• okresowe raportowanie do zarządu;
• przegląd skuteczności procedury;
• aktualizację materiałów edukacyjnych.
W dokumencie zostanie określona częstotliwość poszczególnych działań, ponieważ nowe przepisy wymagają ustalenia nie tylko reguł i procedur, ale również częstotliwości działań prewencyjnych i kontrolnych.
8. Kanały przyjmowania zgłoszeń.
Procedura określi kilka bezpiecznych sposobów dokonywania zgłoszeń, dostosowanych do struktury organizacji.
Mogą to być:
• dedykowany adres e-mail;
• formularz elektroniczny;
• zgłoszenie pisemne;
• zgłoszenie ustne podczas spotkania;
• zgłoszenie do HR;
• zgłoszenie do rzecznika etyki;
• zgłoszenie do niezależnego podmiotu zewnętrznego;
• kanał anonimowy – jeżeli pracodawca zdecyduje się go uruchomić.
Dokument określi:
• kto może dokonać zgłoszenia;
• gdzie należy je przekazać;
• jakie informacje powinno zawierać;
• w jaki sposób potwierdza się jego przyjęcie;
• co zrobić, gdy zgłoszenie dotyczy HR, członka zarządu albo osoby standardowo przyjmującej zgłoszenia;
• jak postępować ze zgłoszeniem niepełnym;
• jak postępować ze zgłoszeniem anonimowym;
• jak zgłosić bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub bezpieczeństwa.
Nie będzie wymogu posługiwania się specjalistycznym językiem prawnym. Pracownik nie będzie musiał samodzielnie rozstrzygać, czy opisane zachowanie jest mobbingiem, dyskryminacją, molestowaniem czy naruszeniem godności.
9. Wstępna ocena zgłoszenia.
Każde zgłoszenie zostanie poddane wstępnej analizie prowadzonej według jednolitych kryteriów.
Ocena będzie obejmowała:
• ustalenie, czy sprawa jest objęta procedurą;
• identyfikację osób zaangażowanych;
• ocenę ryzyka dalszych naruszeń;
• ocenę ryzyka odwetu;
• ocenę zagrożenia zdrowia i bezpieczeństwa;
• zabezpieczenie dostępnych dowodów;
• ustalenie, czy konieczne są natychmiastowe działania ochronne;
• weryfikację konfliktu interesów osób prowadzących sprawę;
• decyzję o skierowaniu sprawy do komisji;
• ewentualne skierowanie sprawy do innego trybu postępowania.
Procedura będzie przeciwdziałała błędowi polegającemu na przedwczesnym odrzuceniu zgłoszenia tylko dlatego, że opisane zdarzenie nie zostało właściwie nazwane przez pracownika.
10. Działania zabezpieczające.
Dokument określi katalog tymczasowych środków, które mogą zostać zastosowane przed zakończeniem postępowania, gdy wymaga tego ochrona stron lub prawidłowy przebieg sprawy.
Mogą to być:
• czasowa zmiana sposobu raportowania;
• rozdzielenie organizacyjne stron;
• zmiana harmonogramu lub miejsca wykonywania pracy;
• ograniczenie bezpośrednich kontaktów;
• polecenie komunikacji wyłącznie przez wskazany kanał;
• czasowa praca zdalna;
• czasowe odsunięcie od określonych obowiązków;
• zabezpieczenie dokumentów i dostępów;
• zakaz podejmowania działań wobec świadków;
• zapewnienie kontaktu z HR lub inną osobą wspierającą.
Środki zabezpieczające nie będą traktowane jako przesądzenie winy. Powinny być proporcjonalne, czasowe i uzasadnione ochroną uczestników postępowania lub interesem organizacji.
11. Ochrona przed działaniami odwetowymi.
Procedura będzie zawierała wyraźny zakaz działań odwetowych wobec:
• osoby dokonującej zgłoszenia;
• osoby udzielającej wsparcia;
• świadka;
• osoby przekazującej dowody;
• osoby uczestniczącej w postępowaniu.
Za działania odwetowe mogą zostać uznane między innymi:
• bezpodstawne pogorszenie warunków pracy;
• odsunięcie od zadań;
• pomijanie przy szkoleniach lub awansach;
• izolowanie;
• wywieranie presji na wycofanie zgłoszenia;
• grożenie negatywnymi konsekwencjami;
• obniżanie oceny bez obiektywnego uzasadnienia;
• rozpowszechnianie informacji o osobie zgłaszającej;
• podejmowanie działań dyscyplinarnych w związku ze zgłoszeniem.
Brak potwierdzenia zarzutów nie będzie automatycznie oznaczał, że zgłoszenie było fałszywe. Konsekwencje będą mogły dotyczyć wyłącznie osoby, która świadomie przekazała nieprawdziwe informacje albo wiedziała, że do naruszenia nie doszło. Nowe przepisy chronią zarówno osobę korzystającą z uprawnień, jak i pracownika udzielającego jej wsparcia.
12. Komisja antymobbingowa.
Procedura szczegółowo ureguluje sposób powoływania i działania komisji antymobbingowej albo innego zespołu wyjaśniającego.
Dokument określi:
• liczbę członków;
• wymagane kompetencje;
• zasady powoływania;
• długość kadencji albo sposób powołania do konkretnej sprawy;
• udział przedstawiciela pracowników;
• możliwość udziału prawnika, psychologa lub eksperta zewnętrznego;
• zasady bezstronności;
• obowiązek ujawniania konfliktu interesów;
• przesłanki wyłączenia członka komisji;
• zasady podejmowania decyzji;
• sposób dokumentowania prac;
• obowiązek zachowania poufności;
• odpowiedzialność za przygotowanie raportu.
Ustawa nie wymaga wprost powołania komisji antymobbingowej. Prawidłowo zaprojektowana komisja jest jednak jednym z najbardziej użytecznych sposobów zapewnienia profesjonalnego, bezstronnego i możliwego do udokumentowania postępowania.
13. Zasady postępowania wyjaśniającego.
Procedura opisze krok po kroku cały przebieg postępowania:
1. przyjęcie i zarejestrowanie zgłoszenia;
2. potwierdzenie jego otrzymania;
3. wstępna analiza;
4. ocena potrzeby zastosowania środków zabezpieczających;
5. powołanie komisji;
6. poinformowanie stron o zasadach postępowania;
7. zebranie wyjaśnień;
8. wysłuchanie osoby zgłaszającej;
9. wysłuchanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
10. przesłuchanie świadków;
11. analiza dokumentów i innych materiałów;
12. umożliwienie stronom odniesienia się do istotnych ustaleń;
13. dokonanie oceny zgromadzonych informacji;
14. przygotowanie raportu;
15. wydanie rekomendacji;
16. podjęcie decyzji przez pracodawcę;
17. przekazanie stronom informacji o zakończeniu sprawy;
18. wdrożenie działań naprawczych;
19. monitoring sytuacji po zakończeniu postępowania.
Dokument określi również terminy realizacji poszczególnych etapów oraz zasady postępowania w sprawach szczególnie skomplikowanych.
14. Prawa osoby zgłaszającej.
Procedura zagwarantuje osobie zgłaszającej prawo do:
• rzetelnego rozpatrzenia sprawy;
• przekazania wyjaśnień i dowodów;
• informacji o przebiegu postępowania w dopuszczalnym zakresie;
• ochrony przed odwetem;
• złożenia wniosku o zastosowanie środków zabezpieczających;
• wskazania świadków;
• uzupełnienia zgłoszenia;
• informacji o zakończeniu postępowania;
• skorzystania z dostępnych form wsparcia.
15. Prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Dokument będzie zabezpieczał również prawa osoby, wobec której sformułowano zarzuty.
Osoba ta będzie miała prawo do:
• poznania istoty zarzutów w zakresie umożliwiającym obronę;
• przedstawienia stanowiska;
• przekazania dokumentów i dowodów;
• wskazania świadków;
• bezstronnego rozpatrzenia sprawy;
• ochrony przed przedwczesnym ujawnieniem zarzutów;
• poszanowania godności;
• uzyskania informacji o zakończeniu postępowania.
Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko prowadzenia pozornego postępowania, w którym wynik został przesądzony przed wysłuchaniem wszystkich stron.
16. Zasady prowadzenia rozmów i gromadzenia dowodów.
Procedura określi zasady zabezpieczania i analizowania materiału dowodowego.
Dowodami mogą być w szczególności:
• wiadomości e-mail;
• korespondencja w komunikatorach;
• dokumenty służbowe;
• polecenia i zakresy obowiązków;
• arkusze ocen;
• dane dotyczące przydziału zadań;
• kalendarze i zaproszenia na spotkania;
• zeznania świadków;
• notatki służbowe;
• dokumentacja HR;
• inne materiały pozyskane zgodnie z prawem.
Do każdego spotkania będzie sporządzany protokół albo notatka. Uczestnik otrzyma możliwość zgłoszenia uwag do zapisu swojej wypowiedzi.
Procedura będzie zabraniała wywierania presji, sugerowania odpowiedzi, konfrontowania stron bez uzasadnionej potrzeby oraz prowadzenia rozmów przez osobę pozostającą w konflikcie interesów.
17. Standard oceny zgromadzonego materiału.
Komisja będzie analizowała między innymi:
• charakter zachowania;
• częstotliwość i powtarzalność;
• okres występowania;
• kontekst organizacyjny;
• relację służbową stron;
• formę komunikacji;
• pozycję pracownika w zespole;
• wpływ zachowania na wykonywanie pracy;
• spójność relacji stron i świadków;
• dokumenty i materiały obiektywne;
• wcześniejsze sygnały dotyczące podobnych zachowań;
• reakcję przełożonych i organizacji.
Ocena nie będzie ograniczała się do ustalenia subiektywnej intencji sprawcy. Nowe przepisy wskazują, że zachowania mogą zostać uznane za mobbing także wtedy, gdy ich celem nie było uporczywe nękanie.
Wewnętrzne ustalenia komisji nie będą zastępowały prawomocnego rozstrzygnięcia sądu. Ich celem będzie ustalenie, czy zgromadzony materiał potwierdza naruszenie przepisów, procedury albo standardów organizacji oraz jakie działania powinien podjąć pracodawca.
18. Mediacja i inne polubowne formy rozwiązania sprawy.
Procedura może przewidywać mediację, ale wyłącznie wtedy, gdy:
• obie strony dobrowolnie wyrażą zgodę;
• nie występuje zagrożenie bezpieczeństwa;
• nie zachodzi istotna nierównowaga uniemożliwiająca swobodne uczestnictwo;
• charakter zarzutów pozwala na zastosowanie rozwiązania polubownego;
• mediacja nie służy uniknięciu wyjaśnienia poważnych naruszeń.
Mediacja nie będzie automatycznym ani obowiązkowym etapem każdej sprawy. W szczególności nie powinna zastępować postępowania wyjaśniającego w przypadkach przemocy, gróźb, działań odwetowych albo poważnego nadużycia władzy.
19. Raport końcowy komisji.
Po zakończeniu postępowania komisja przygotuje raport zawierający:
• opis zgłoszenia;
• zakres przeprowadzonych czynności;
• listę przeanalizowanych materiałów;
• ustalenia faktyczne;
• ocenę wiarygodności informacji;
• wskazanie potwierdzonych i niepotwierdzonych okoliczności;
• ocenę zgodności zachowań z procedurą i standardami organizacji;
• ocenę ryzyka dalszych naruszeń;
• rekomendacje działań ochronnych i naprawczych;
• rekomendacje zmian organizacyjnych;
• rekomendacje dotyczące dalszego monitoringu.
Raport nie będzie zawierał zbędnych informacji o stanie zdrowia, życiu prywatnym lub innych danych niemających znaczenia dla sprawy.
20. Decyzje i działania naprawcze.
Procedura określi katalog możliwych reakcji pracodawcy.
W zależności od ustaleń mogą to być:
• rozmowa korygująca;
• formalne zobowiązanie do zmiany zachowania;
• coaching albo szkolenie;
• mediacja;
• zmiana sposobu komunikacji;
• zmiana organizacji pracy;
• zmiana linii raportowania;
• wzmocnienie nadzoru;
• przeprowadzenie dodatkowego szkolenia zespołu;
• kara porządkowa;
• przeniesienie na inne stanowisko – zgodnie z prawem;
• wypowiedzenie umowy;
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia – jeżeli zachodzą przesłanki prawne;
• zmiana procedur lub systemu zarządzania;
• działania wobec osoby zarządzającej;
• działania wobec podwykonawcy lub współpracownika.
Działania nie będą ograniczać się do ukarania konkretnej osoby. Procedura będzie wymagała również ustalenia, czy naruszeniu sprzyjały błędy organizacyjne, brak nadzoru, wadliwy system ocen, niejasny podział odpowiedzialności albo kultura przyzwolenia.
21. Wsparcie osób dotkniętych naruszeniami.
Dokument określi możliwe formy wsparcia, takie jak:
• dostęp do konsultacji psychologicznych;
• program EAP;
• kontakt z psychologiem pracy;
• konsultacja prawna lub informacyjna;
• zmiana sposobu raportowania;
• czasowe rozdzielenie stron;
• zmiana organizacji pracy;
• wsparcie w powrocie do zespołu;
• cykliczne spotkania kontrolne z HR;
• monitoring ryzyka działań odwetowych.
Zakres wsparcia zostanie dostosowany do możliwości i struktury konkretnej organizacji. Procedura nie będzie obiecywała świadczeń, których pracodawca w praktyce nie zapewnia.
22. Poufność, ochrona danych i dostęp do dokumentacji.
Procedura określi:
• kto ma dostęp do dokumentacji;
• gdzie przechowywane są akta sprawy;
• kto może przekazywać informacje stronom;
• zasady udostępniania protokołów;
• sposób zabezpieczenia danych;
• okres przechowywania dokumentacji;
• obowiązek zachowania poufności;
• zasady przetwarzania danych szczególnych kategorii;
• sposób postępowania z dokumentacją medyczną;
• zasady ograniczenia dostępu do informacji o zgłoszeniu.
Poufność nie zostanie jednak sformułowana jako bezwzględny zakaz informowania właściwych organów, korzystania z pomocy prawnej albo dochodzenia swoich praw przez pracownika.
23. Rejestr zgłoszeń i raportowanie zarządcze.
Procedura będzie przewidywała prowadzenie zabezpieczonego rejestru obejmującego między innymi:
• datę zgłoszenia;
• kategorię sprawy;
• jednostkę organizacyjną;
• status postępowania;
• daty kolejnych czynności;
• zastosowane środki ochronne;
• sposób zakończenia sprawy;
• działania naprawcze;
• termin monitoringu.
Zarząd będzie otrzymywał cykliczne, możliwie zanonimizowane informacje dotyczące:
• liczby zgłoszeń;
• kategorii naruszeń;
• terminowości postępowań;
• powtarzających się problemów;
• jednostek podwyższonego ryzyka;
• wdrożonych działań naprawczych;
• skuteczności systemu.
24. Monitoring po zakończeniu postępowania.
Sprawa nie będzie uznawana za zakończoną wyłącznie w momencie sporządzenia raportu.
Procedura przewidzi kontrolę:
• czy zachowania ustały;
• czy wykonano zalecenia;
• czy nie występują działania odwetowe;
• czy sytuacja w zespole uległa poprawie;
• czy strony otrzymały odpowiednie wsparcie;
• czy konieczne są dalsze działania;
• czy występuje ryzyko ponownego naruszenia
Monitoring może być prowadzony po miesiącu, trzech miesiącach i sześciu miesiącach albo według harmonogramu dostosowanego do konkretnej sprawy.
25. Przegląd i aktualizacja procedury.
Dokument określi częstotliwość przeglądu systemu, przykładowo raz w roku, oraz przypadki wymagające wcześniejszej aktualizacji:
• zmiana przepisów;
• zmiana struktury organizacyjnej;
• powstanie nowych kanałów pracy i komunikacji;
• wystąpienie poważnego przypadku;
• powtarzające się zgłoszenia;
• stwierdzenie nieskuteczności dotychczasowych rozwiązań;
• zalecenia organów kontrolnych;
• zmiany w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym.
26. Tryb przyjęcia procedury.
Procedura zostanie przygotowana w formie umożliwiającej jej wprowadzenie:
• jako odrębnego regulaminu;
• jako części regulaminu pracy;
• jako załącznika do regulaminu pracy;
• jako elementu szerszej polityki przeciwdziałania zachowaniom niepożądanym.
W przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 10 pracowników dokument będzie uwzględniał obowiązek uzgodnienia jego treści z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – z przedstawicielami pracowników. Jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca będzie mógł ustalić treść regulaminu, uwzględniając ustalenia poczynione podczas konsultacji.
Pakiet załączników do procedury.
Wraz z procedurą organizacja otrzyma zestaw praktycznych dokumentów niezbędnych do jej rzeczywistego stosowania.
Pakiet może obejmować:
1. formularz zgłoszenia zachowania niepożądanego;
2. wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;
3. formularz wstępnej oceny ryzyka;
4. kartę kwalifikacji zgłoszenia;
5. wzór decyzji o zastosowaniu środków zabezpieczających;
6. wzór zarządzenia o powołaniu komisji;
7. oświadczenie członka komisji o bezstronności;
8. oświadczenie o braku konfliktu interesów;
9. zobowiązanie do zachowania poufności;
10. pouczenie dla osoby zgłaszającej;
11. pouczenie dla osoby, której dotyczy zgłoszenie;
12. pouczenie dla świadka;
13. wzór wezwania na spotkanie;
14. wzór protokołu z wysłuchania;
15. formularz uwag do protokołu;
16. wykaz i karta zabezpieczenia dowodów;
17. harmonogram postępowania;
18. wzór raportu komisji;
19. wzór rekomendacji działań naprawczych;
20. wzór informacji o zakończeniu postępowania;
21. formularz monitoringu po zakończeniu sprawy;
22. rejestr zgłoszeń i postępowań;
23. roczny raport dla zarządu;
24. ankietę diagnozującą atmosferę i ryzyko zachowań niepożądanych;
25. oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurą;
26. komunikat wdrożeniowy dla pracowników;
27. instrukcję dla menedżera po otrzymaniu zgłoszenia;
28. skróconą instrukcję „Jak zgłosić niepożądane zachowanie?”;
29. plan szkoleń i działań prewencyjnych;
30. harmonogram corocznego przeglądu procedury.
Ochrona organizacji przed najczęstszymi błędami.
Prawidłowo skonstruowana procedura ogranicza ryzyko takich błędów jak:
• brak reakcji na nieformalne sygnały;
• wymaganie od pracownika, aby sam prawidłowo zakwalifikował zachowanie;
• utożsamianie każdego konfliktu z mobbingiem;
• odrzucanie sprawy dlatego, że nie spełnia definicji mobbingu;
• prowadzenie postępowania przez osobę pozostającą w konflikcie interesów;
• brak wysłuchania osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• prowadzenie rozmów bez protokołów;
• brak ochrony świadków;
• automatyczne przenoszenie osoby zgłaszającej;
• ujawnianie informacji o sprawie zbyt szerokiemu gronu;
• brak działań zabezpieczających;
• stosowanie mediacji mimo poważnej nierównowagi stron;
• brak terminu zakończenia postępowania;
• ograniczenie działań do ukarania sprawcy;
• brak wsparcia osoby dotkniętej naruszeniem;
• brak monitoringu po zakończeniu sprawy;
• uznanie niepotwierdzonego zgłoszenia za zgłoszenie fałszywe;
• brak dowodów potwierdzających realizację działań prewencyjnych;
• dokument funkcjonujący wyłącznie „na papierze”.
Procedura dopasowana do konkretnej organizacji.
Dokument zostanie przekazany w formie otwartej i edytowalnej, umożliwiającej organizacji jego samodzielne dostosowanie do specyfiki działalności, struktury organizacyjnej, obowiązujących regulacji wewnętrznych oraz zmieniających się potrzeb. Dokument będzie miał możliwość wewnętrznego dostosowania przez organizację:
• liczby pracowników;
• struktury organizacyjnej;
• obecności związków zawodowych;
• specyfiki pracy stacjonarnej, zdalnej, terenowej lub zmianowej;
• liczby lokalizacji;
• struktury HR i compliance;
• istniejących kanałów zgłoszeń;
• obowiązującego regulaminu pracy;
• kodeksu etyki;
• procedury sygnalistów;
• dostępnych form wsparcia;
• sposobu współpracy z osobami B2B i podwykonawcami.
Dzięki temu organizacja nie otrzymuje uniwersalnego wzoru niedostosowanego do jej rzeczywistych możliwości, lecz dokument, który może być praktycznie stosowany przez pracowników, menedżerów, HR i zarząd.
Co otrzymuje klient?
Klient otrzymuje:
• kompleksową procedurę przeciwdziałania mobbingowi i innym zachowaniom niepożądanym;
• regulacje zgodne z nowym modelem ustawowym;
• kompletny pakiet formularzy i wzorów dokumentów;
• opis ról i odpowiedzialności;
• gotowy tryb przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń;
• regulamin działania komisji;
• zasady ochrony przed odwetem;
• system działań prewencyjnych;
• harmonogram szkoleń i monitoringu;
• mechanizm dokumentowania należytej staranności;
• instrukcję prawidłowego wdrożenia dokumentu w organizacji.
Procedura nie stanowi obietnicy całkowitego wyłączenia odpowiedzialności pracodawcy. Żaden dokument nie zapewnia automatycznej ochrony, jeżeli nie jest rzeczywiście stosowany. Jej zadaniem jest jednak znaczące ograniczenie ryzyka, ujednolicenie reakcji organizacji, zabezpieczenie praw uczestników postępowania oraz stworzenie dokumentacji pozwalającej wykazać, że pracodawca systematycznie przeciwdziałał mobbingowi, wykrywał nieprawidłowości, właściwie reagował, podejmował działania naprawcze i zapewniał wymagane wsparcie.
Brak prawidłowo opracowanej i rzeczywiście stosowanej procedury antymobbingowej zwiększa ryzyko chaosu organizacyjnego, nieterminowych lub nierzetelnych reakcji na zgłoszenia, naruszenia poufności, błędów dowodowych oraz eskalacji konfliktów. Może również utrudnić pracodawcy wykazanie, że dochował należytej staranności i podejmował systematyczne działania prewencyjne.
Zakup i wdrożenie kompleksowej procedury stanowi istotny element ochrony prawnej i organizacyjnej pracodawcy. Porządkuje sposób postępowania, ogranicza ryzyko nieprawidłowych decyzji, wspiera HR i kadrę zarządzającą oraz pozwala lepiej zabezpieczyć interesy organizacji, pracowników i osób uczestniczących w postępowaniu.